Gyakori hibák a képzési projekt megvalósítása során

máj 28

Az SSC képzési projektek megvalósulását ugyanazok a hibák tudják kockázatossá tenni, mint a cég bármelyik más területén indított projektekét. Saját tapasztalatunkból vett példákon keresztül mutatjuk be azokat a sarokpontokat, amelyekre az elnyert képzési támogatás sikeres lehívása érdekében érdemes különös figyelmet fordítani.

1. hiba: A cég érdekeihez nem illeszkedő képzési terv

Sikerre az a projekt vihető, amelyet alaposan megterveztek. Az előkészítéssel foglalkozó cikkünkben már kitértünk arra, milyen fontos, hogy a megfelelő emberre bízzák a projekt összefogását. Az első, és egyben legfontosabb lépés a projekt tervezése esetén egy megfelelő képzési terv összeállítása a támogatási kérelemben szereplő teljes képzési időszakra (maximum 2 év). A kinevezett képzési felelős/képzési vezető az a személy, aki előre egyezteti a cég vezetőivel a képzési igényeket, elvárásokat. Ezek alapján állítja a képzési tervet, dönti el, hogy mely képzések valósíthatók meg belső oktatókkal, és mikhez szükséges külső oktató, mert a cégen belül nincs meg a kompetencia.

A képzési terv már az elején tervezési hibás, amennyiben azt nem egy kompetens és motivált képzési vezető készíti!

  • Ha a felmerülő igényeket, elvárásokat nem hangolja kellően össze a cég érdekeivel – mert nem kellő alapossággal mérte fel, vagy nem látja át, vagy nem veszi figyelembe –, akkor az így létrejött képzési terv nem előremutató a cég fejlődése szempontjából.
  • A képzési vezető szakmailag is kompetens kell legyen, hogy a megfelelő oktatási formákat és oktatókat válassza ki. Egyébként a nem hasznosítható tudások és készségek elsajátítására mindenki sajnálja majd az időt. A képzési terv a megvalósítás 2 éve alatt nem kap igazi támogatást a vezetők részéről, a résztvevők is elégedetlenek lesznek.
  • Saját motiváció hiányában nem fog arra törekedni, hogy a cégben a képzési projekt megfelelő súlyt, kiemelt figyelmet, megbecsülést kapjon.

Mi a kockázat?

Az olyan képzési terv, amely nincs összhangban a vezetői stratégiai döntésekkel vagy nem a valós igényeket elégíti ki, hamar elveszíti a cégen belüli támogatottságát, és a projekt megvalósítása elakad. Az elnyert támogatás egy kihagyott lehetőség lesz, amivel pedig a cég jelentősen előreléphetett volna.

Rövid esettanulmány:

Volt rálátásunk olyan projektre, ahol a képzési felelős nem kellő ismerettel, alapossággal és figyelemmel állította össze a képzési tervet, amely alapján a támogatási kérelem benyújtásra és elfogadásra került. Ennek az lett a következménye, hogy a képzési projekt csak több hónap késéssel tudott megkezdődni. Újra kellett tervezni azt az alapoktól, majd a támogatást adó szervezettel újra jóváhagyatni.

2. hiba: A folyamatok és az egyes lépések nem átgondoltak

A támogatás kockázatmentes lekéréséhez kiemelten fontos, hogy a jogszabályok, illetve a pályázat által előírt, alátámasztó dokumentumok hiánytalanul rendelkezésre álljanak, a támogatási szerződésben rögzített tevékenységek megvalósuljanak, a képzések időben megkezdődjenek.

Ehhez a cég több osztályának összehangolt munkája szükséges (HR, bérszámfejtés, pénzügy stb.), a képzési vezető több részprojektet menedzsel párhuzamosan. Ha ennek nincs egy átgondolt folyamata, időzítése, egységes struktúrája, kinevezett felelősei jogkörökkel, akkor a támogatás lehívása veszélybe kerül.

Az egyes képzésekre jutó támogatási összegek lekéréséhez pontosan meghatározott dokumentumok (jelenléti ívek, bérkartonok, képzési szerződések, képzési programok stb.) szükségesek. Továbbá a vállalkozás, vagy külső képzések esetén a képzőintézmény részéről adatszolgáltatási kötelezettségeket (pl. FAR) írnak elő a jogszabályok.

Mi a kockázat?

Azokat a képzéseket, amelyekhez nem áll rendelkezésre az összes szükséges dokumentum, nem lehet elszámolni. Az elnyert támogatási összeg jelentősen csökken, miközben a cég már minden költséget megelőlegezett ezekre a képzésekre is.

Ha nem valósult meg az adatszolgáltatási kötelezettség az elszámolt képzésekkel kapcsolatban, és egy helyszíni ellenőrzés során ez kiderül, akár ez a tény a támogatás visszafizetését is magával vonhatja.

Rövid esettanulmány:

Egy már megkezdett képzési projekt elszámolására kértek fel bennünket. Azt láttuk, hogy a vállalkozás a képzési projekt megkezdéséig nem készítette el a szükséges dokumentumok sablonjait, nem alakította ki a saját folyamataiban ezek naprakész vezetését, létrehozását, kitöltését, aláírását. Ezek hiányában sajnos, az addig lezajlott (és kifizetett) képzések után lehetetlen volt a támogatást igénybe venni. A projektet új alapokra helyeztük, és egy év késéssel ugyan, de a támogatási szerződésben szereplő módon elindulhatott.

3. hiba: A változások nem megfelelő kezelése a támogatási szerződésben

A változás egy cég életében természetes dolog, és egy elnyert támogatás esetében sem tiltott dolog. Nagyon kevés olyan pályázati projektet ismerünk, amelyik úgy valósult meg, ahogyan azt az elején megterveztük. Egy cég életében folyamatos változások vannak, amelyek új igényeket, új helyzeteket teremtenek. Hiba lenne azokat figyelmen kívül hagyni, azokhoz nem alkalmazkodni pusztán azért, mert a cég támogatást nyert valamire és a támogatási szerződést megkötötte.

A közreműködő szervezet is életszerűnek találja ezeket a változásokat, és – természetesen amennyiben a jogszabályi keretek ezt lehetővé teszik – módosítási kérelem benyújtásával van lehetőség az ilyen változások átvezetésére. A módosítást a megvalósítás előtt kell kérni, utólagos közlést értelemszerűen nem fogadnak el.

Mi a kockázat?

Amennyiben egyáltalán nem, vagy nem időben értesít bennünket a cég a megváltozott helyzetről, lehet, hogy már késő lesz ezt a közreműködő szervezet felé jelezni. Így támogatási összegtől eshet el a vállalkozás.

Rövid esettanulmány:

Egy több száz fő képzését tartalmazó projektünk esetén a gazdasági életben bekövetkezett változás következményeként a vállalkozás csupán a támogatási kérelemben tervezett létszám kétharmadának tudott képzést tartani. Ráadásul a kialakult helyzet előremutató kezeléséhez az eredetitől eltérő, másfajta képzésekre lett szükség munkavállalóinál.

A közreműködő szervezettel való folyamatos egyeztetés eredményeként sikerült a csökkentett létszámot, valamint az új képzéseket is engedélyeztetni. Így teljes mértékben a cég igényeinek megfelelően tudott megvalósulni a képzési projekt, és a támogatási összegről sem kellett lemondaniuk.

Képek forrása: Freepik

Elolvasásra javasoljuk: Gyakori hibák a támogatási kérelem előkészítése során