Mivel jellemzően európai országokba vagy akár egy anyagcég egész világon lévő leányvállalatainak szolgáltatnak, a legfontosabb elvárás legalább egy idegen nyelv magas szinten történő használata. A legjobban kamatoztatható végzettség az informatikai, ezt követi a könyvelés, a vállalatirányítási rendszerek ismerete és a pénzügy. A soft skillek közül pedig a nyerők az ügyfélközpontúság, a problémamegoldás és a tulajdonosi szemlélet. Hangsúlyos kiválasztási szempont a munkához való hozzáállás, a talpraesett és határozott személyiség, a jó kommunikációs készség.

A szolgáltató központok működésében kiemelt szerepe van a képzési programoknak. Minden új belépő többhetes betanítást és a csapatba illesztést segítő onboarding képzést kap. Mivel egyedi szoftvereket használnak a munkához, az informatikai képzés is nélkülözhetetlen.

Az új szolgáltatási funkciók kapcsán a munkatársak többsége bekapcsolódik a soft skilljeit fejlesztő programba. Az egységek áttelepítése újabb idegen nyelv tanulását, a meglévő nyelvtudás fejlesztését igényli.

Képzési kihívások: 1. A munkatársak megtartása, motivációja, a vállalati kultúra erősítése

A fluktuáció mindig is jelentős volt ebben az ágazatban. Egyrészt a munka monotonitása, másrészt a karrier, az előrelépés hiánya miatt. Amíg volt bőséges utánpótlás a frissen végzett diplomásokból, a 20%-os vagy még annál is nagyobb fluktuáció nem volt akkora probléma, mint most, amikor már ennyi szolgáltató központot nem tudnak az egyetemek új munkaerővel ellátni. Egy pályakezdő pozícióra manapság 41 nap alatt találnak meg és vesznek fel dolgozót, egy 3-5 éves tapasztalattal rendelkező munkatárs pótlása átlagosan 75 napot, tehát majdnem negyedévet igényel!

A cégek tudatosan foglalkoznak a jövővel: min kell változtatni annak érdekében, hogy az új helyzet ne érintse hátrányosan a szervezetet. Hogyan tudnak megtartó, családias légkört és hatékony csapatmunkát kialakítani, a munka és a magánélet egyensúlyát megteremteni, ugyanakkor folyamatos szakmai kihívást nyújtani, változatos feladatcsomagot biztosítani? Az SSC-k, BSC-k cégen belüli karrierutakat dolgoznak ki, az új feladatokhoz új készségeket fejlesztenek munkatársaiknál, hogy a jövőbeni kihívásoknak is meg tudjanak felelni. Így a számukra biztosított magas színvonalú képzések felértékelődtek a dolgozók szemében.

A BSC-k alkalmazottainak zöme otthonról vagy hibrid módon dolgozott a járványhelyzet alatt, és a legtöbb helyen utána is jelentős maradt a távmunka aránya. A magas közösségi igénnyel rendelkező fiatal dolgozók hiányolták a gyakori személyes interakciókat. A közös irodai étkezések vagy akár a munkaidő utáni összejövetelek révén létrejött interperszonális kapcsolatok nagyrészt megszűntek vagy átalakultak a járvány miatt, emiatt sokaknál megjelentek a kiégés jelei. Új digitális technológiákkal, távolról is elérhető rendszerekkel, újonnan kialakított munkamódszerekkel kellett megoldani, hogy megmaradjanak a kötődések. Ugyanakkor a rugalmas munkavégzés intézményeinek megerősítése is szükséges a legrátermettebb munkavállalók megtartásához.

Képzési kihívások: 2. A digitalizáció és az automatizálás

Az új helyzet miatt előtérbe került a munkakörnyezet újragondolása, a felesleges munkafolyamatok eltörlése, és annak megvizsgálása, hogy mely lépések automatizálhatók. A munkafolyamatok hatékonyságáról a szolgáltató központoknak pontos képük van, hiszen olyan KPI rendszert üzemeltetnek, amelyből konkrét visszajelzést tudnak adni, mely terület igényel beavatkozást a jobb eredmények elérése érdekében.

A hatékonyság javításában az első lépés a munkavállalói feladatkezelő eszközök (ETM – Employee Task Management) megjelenése. Ezek az egyes alkalmazások használati adatainak rögzítésén és elemzésén alapulnak. Így az az egyes feladatok, munkafolyamatok vagy projektek hatékonysága a felhasználói adatok alapján feltérképezhető és racionalizálható.

Az SSC-k piaca átalakuláson megy át, a központok fejlesztéseinek egyik fókuszában a digitális transzformáció áll. Ennek hajtóereje egyrészt a költségcsökkentés, másrészt a minőség javítása, valamint jelentős tényező a szolgáltatás gyorsítása is. A megvalósításhoz eddig még nem létező szoftverek, a távoli elérést és távoli támogatást lehetővé tévő IT rendszerek szükségesek.

Az egyszerűbb technológiák mellett az SSC-k kezdenek rátalálni az összetettebb megoldásokra is: folyamatbányászat és -automatizálás, chatbotok, hangfelismerés vagy mesterséges intelligencia – ezek mind jövőbe mutató megoldások, amik előbb-utóbb a magyar piacot is elérik.

Képzési kihívások: 3. A vezetői kommunikáció és példamutatás

A szolgáltató központokban dolgozó Y és Z generációs munkavállalók a kezdeti benyomásokat követően kétségtelenül a vezetők felé köteleződnek el. Így a vezetői példamutatást és kommunikációt nem tudja kiváltani sem a modern irodaház, sem a magasabb fizetés, de a csocsóasztal, a gyümölcsnap, a csapatépítő programok sem.

A járvány idején még nehezebbé vált a vezetői szerep, hiszen a munkahely főleg otthonra tolódott, ahol az egyedül élőknek az elszigetelődés, a gyermekes munkavállalóknak a figyelem többszörös megosztása és a digitális oktatásban részt vevő gyerekeik segítése is kihívást jelentett. Ebben a megváltozott helyzetben teljesen új eszközöket kellett alkalmazniuk a vezetőknek ahhoz, hogy a teljesítményhez szükséges motivációt, a megfelelő támogatást és törődést megadják, az összetartozás élményét fenntartsák.

A járványt követően a távoli és hibrid csapatok hatékony vezetése is merőben új készségeket kíván meg a vezetőktől. Ezért a szolgáltatói központok képzési palettáján nagy számban jelentek a vezetői készségeket fejlesztő tréningek, valamint a tanultak alkalmazását segítő személyes coachingok is.

HIPA képzési támogatás

A képzési kihívások új megoldásokat, korszerű technológiákat, folyamatos fejlesztéseket igényelnek. Ezeket képzésekre átfordítani és nagy létszámnak megtartani nagyon költségigényes. Ebben nyújthat segítséget a regionális üzleti szolgáltatóközpontok részére elérhető egyedi képzési támogatás. A pénzügyi forrás elérésében számíthatnak cégünk szakértő támogatására.

Képek forrása: Dreamstime

Nincs még egy olyan gazdasági szektor, ahol ennyire sok energiát és pénzt fektetnek az egyébként diplomás, nyelveken beszélő munkavállók folyamatos képzésébe. A HIPA egyedi képzési támogatás rendkívüli lehetőséget nyújt nemcsak az induló, hanem a legalább 25 új munkavállalóval bővülő SSC-knek is. A támogatással megvalósított képzéseket saját igényeik szerint állíthatják össze, a számukra előnyös képzési formákhoz igazíthatják. A 2 éves időtartam alatt akár több száz dolgozót is bevonhatnak a projektbe.

Van viszont egy fontos kitétel: a támogatás utófinanszírozású. A 24 hónapra szóló képzési terv elfogadásakor ítélik oda a támogatást. A támogatás lehívását negyed-, vagy fél évente lehet elindítani, a már megvalósult képzések utáni elszámolásokkal, amikor a cég már kifizette az ezzel kapcsolatos összes költséget (a képzésen részt vevők és az oktatók munkabérét, a képzésekhez kapcsolódó és egyéb, felmerülő költségeket).

CONRAD a sikeres elszámolás záloga

CONRAD a belső képzések menedzselésére és kockázatmentes elszámolására kifejlesztett szoftverünk. Nem Ön fog vele dolgozni, hanem mi, akik a támogatás elszámolásában közreműködünk! Ha kezdettől együtt dolgozunk a projektben, akkor közösen kialakítjuk a CONRAD-hoz szükséges dokumentumokat, melyek kompatibilisek a vállalatirányítási szoftverükkel, az elszámolásra fókuszálva összehangoljuk a képzési vezető és a cég több osztályának munkáját (HR, bérszámfejtés, pénzügy stb.).

Amit Ön észlel: az elszámolás egyszerűen és gyorsan elkészül, a hibák nem utólag derülnek ki, és a megítélt támogatás rendben megérkezik a cég számlájára. És ez még közel sem minden.

Mit csinál CONRAD mint elszámoló szoftver?

Egy problémássá vált elszámolás könnyen bedőlt támogatássá is válhat! Minden pályázónak ez a rémálma. Egy képzési támogatás a megvalósítás ideje alatt rengeteget változhat: hány fő, milyen képzésen, egy fő hány képzésen vesz részt, megváltozott képzési igények, módosuló árak, fluktuáció stb.

A zökkenőmentes lebonyolítás önmagában sem egyszerű munka – amiből nem kellő gondossággal hatalmas káosz is válhat!

• Input: Az elszámoláshoz szükséges adatok és dokumentumok kialakítása

Eredmény: Nem lesznek hibás, hiányzó tartalmú, „elfelejtődő” dokumentumok, „nem találjuk” szerződések.

• Folyamatos kontroll: Adathibák kiszűrése, adatbázisok létrehozása

Eredmény: A program feldolgozza a képzésen részt vevő és az oktató munkatársak bérkartonjait, a különböző képzési jelenléti íveket, és összeveti azokat. Létrehoz különböző adatbázisokat képzésekre, munkavállalókra, elszámolható költségekre vonatkozóan. Saját létszámnyilvántartásában vezeti az időszak alatt kilépő munkavállalókat és a kilépés okait.

• Output: Az elszámoláshoz és a helyszíni ellenőrzéshez szükséges dokumentumok elkészítése

Eredmény: Összeállítja a benyújtásra kerülő elszámolási táblázatokat, külön kezeli a már benyújtott, valamint a folyamatban lévő elszámolásokat. Elkészíti a kifogásmentes helyszíni ellenőrzéshez szükséges háttéranyagokat.

Miben más CONRAD, mint a konkurens szoftverek?

Erre nagyon rövid választ tudunk adni: nincsenek konkurens szoftverek. A CONRAD a mi egyedi fejlesztésünk.

Az hívta életre, amikor egy igazán nagyszabású projektben vettünk részt. Az egyik partnerünk nagymértékben kezdte el felfejleszteni a létszámát, 500 fő belső képzésének megvalósítására állítottunk össze támogatási kérelmet a számukra 2016-2019 között.

Ahogy az életszerű, itt is többször módosítottunk a projekten. Például a projekt végén lecsökkentettük a létszámot 500 főről 400 főre, melynek következtében természetesen a támogatás is arányosan kevesebb lett. De a támogatott képzéscsoportokon belül is több képzést megszüntettünk és újabb képzéseket tettünk be, a vállalat igénye szerint. Az elnyert támogatás lehívását is többször átütemeztük. Folyamatosan figyeltük a továbbfoglalkoztatási kötelezettség teljesülését, melynek eredményeképpen a vállalat sikeresen be tudta fejezni a projektjét, a maximális támogatást kérhette le.

Aki nem csinált még ilyet, el sem tudja képzelni, hogy több száz fő képzéssorozatának elszámolásához hányféle és mekkora mennyiségű dokumentum hibátlan elkészítésére, feldolgozására van szükség! Ezt manuálisan elvégezni igazán erőt próbáló és időigényes feladat. Minden munkafolyamat folyamatos ellenőrzést igényel, egyébként a végén több száz soros táblázatokban, hibák tömkelegét kell kibogozni.

Ez a projekt ösztönzött bennünket a CONRAD szoftver kifejlesztésére. Úgy hoztuk létre, hogy benne egyesítettük minden tapasztalatunkat. Nemcsak új, hanem akár a folyamatban lévő képzési projektekhez is csatasorba állítható.

Milyen előnyei vannak a CONRAD használatának?

• Sztenderdizált dokumentumok

A projekt időszaka alatt a bevont társosztályokon is változhatnak szoftverek, rendszerek, munkatársak, folyamatok. Az elszámolás kockázatossá válik, ha a szükséges adatok nem a kívánt formában állnak majd rendelkezésre.

• Támogatási konstrukciónak való megfelelés

A szoftver mind a korábbi egyedi miniszteri képzési támogatások, mind a most elérhető új egyedi képzési támogatások elszámolására alkalmas. A bér- és járulékösszegeket érintő adóügyi változások kezelése is lekövethető a programban.

• Ellenőrzött adatbázisok

Mivel minden beérkező adat végigfut a létrehozott adatbázisok ellenőrzésén, így kizárhatók az olyan – egyébként gyakori – problémák, hogy „elfelejtettük vele aláíratni, de azóta már kilépett”, a dolgozó vagy belső oktató szabadságot írt ki vagy táppénzen volt, de utólag aláírta egy képzés jelenléti ívét stb.

• Automatikusan összeállított riportok

Jó riportokat, több kollégától, kézzel összegyűjteni rengeteg időt emészt fel, ráadásul hibalehetőséget rejt magában. CONRAD az adatbázisaiban gyűjtött információkra támaszkodva a fontos riportokat automatikusan összeállítja és folyamatosan frissíti.

• Benyújtandó táblázatok összeállítása

CONRAD a folyamatosan feltöltendő adatokból összeállítja a HIPA-nak negyedévente, félévente benyújtásra kerülő táblázatokat az előírt formában és tartalommal. Rögtön kiadja a lehívásra kerülő támogatás összegét.

• Jelentős idő- és költségmegtakarítás

Nem mindegy, hogy a képzési időszak lezárulta után a cég mikor jut a pénzéhez! CONRAD bevetésével jelentősen csökkenthető a hibátlan elszámolásra fordított idő. A szoftver nélkül kb. 3 óra manuális munka egy fő egy képzésen történő elszámolása. A szoftverrel ugyanez kb. 20 perc. Ezért mi lényegesen kedvezőbb áron tudjuk elvállalni az ilyen jellegű munkákat, mint más pályázatíró cégek.

• Zökkenőmentes lesz a helyszíni ellenőrzés

Egy ilyen volumenű támogatás esetén majdnem biztosan sor kerül részletes helyszíni ellenőrzésre.

2015-2016 között egy multinacionális vállalatnál, az ország egyik telekommunikációs cégénél 150 fő képzését számoltuk el. Nem volt egyszerű projekt, a cég képzési projektjét időben is többször módosítani kellett: első körben a projekt kezdését toltuk el 1,5 évvel, majd a projekt befejezése hosszabbodott fél évvel. A támogatások lehívását így minden évben átütemeztük.

A projektfenntartási időszak utolsó napjaiban a vállalatot értesítette a Támogató, hogy helyszíni ellenőrzést fog tartani a helyszínen, és minden adatot ellenőriznek. A helyszíni ellenőrzés előtt 2 héttel felkészítettük a cég felelős osztályait (képzési osztály, HR, pénzügy) azzal kapcsolatban, hogy milyen dokumentációkat fognak megnézni az ellenőrök. Az összes anyagot előzetesen összegyűjtötte a cég, mi mindent leellenőriztünk, sőt, tartottunk egy próbaellenőrzést is számukra.

Az ellenőrzés napján a Támogató egy teljes csapattal vonult ki a helyszínre. Valóban mindent leellenőriztek, de a végén mindent rendben találtak.

Egy másik 500 fős projekt – de már CONRAD-dal

Egy nagyvállalat Budapesten nyitotta meg legújabb üzleti szolgáltató központját, hogy európai ügyfeleit támogassa pénzügyi és ügyfélszolgálati területeken. A cég előzetesen 250 főre tervezte a központját, ebben állapodott meg a Támogatóval. A végső támogatási kérelem beadása előtt keresték meg cégünket, hogy segítsük őket a kérelem összeállításában. Eközben kiderült, hogy a vállalat majdnem a duplájára tervezi megnövelni a létszámát. Cégünk több körben egyeztetett a Támogatóval, és sikerült a végső támogatási kérelemben megkétszerezni a létszámot, és persze a lekérhető támogatást is. CONRAD-ot és a cég belső dokumentumait összehangoltuk, a szoftvert a cég képzéseire, valamint nyilvántartásaira szabtuk. Akkor tapasztaltuk meg, hogy mennyivel könnyebb volt ez az 500 fős projekt, mint a CONRAD előtti!

Tegye próbára CONRAD-ot!

• Megvalósítás alatt lévő képzési projektjében problémája van az elszámolással? Egyeztessünk róla, hogyan segíthetünk Önnek!
• Új egyedi képzési támogatással valósítaná meg terveit? Megírjuk pályázatát és Conraddal elszámoljuk!

Képek forrása: Dreamstime

Korábbi cikkünkben már kitértünk arra az esetre, amikor a képzési projekt a nem megfelelő képzési terv miatt szorul módosításra, vagy akár leállításra.

Most viszont nem erről lesz szó, hanem arról, amikor az élet szól közbe. Megváltozik a piaci helyzet, jelentős lesz a munkaerőhiány, az SSC tulajdonosi szerkezete átalakul, új technológia miatt módosul a létszámigény, kitör egy világjárvány stb. Szerencsére a támogatási kérelem nem kőbe vésett dolog, hanem a Támogató által is életszerűnek tartott változásokkal a kérelem módosítható.

Az újonnan létesített munkahelyek számának változtatása

SSC létesítésekor, illetve bővítésekor a támogatás egyik feltétele az átlagos statisztikai létszám növelése. A támogatás összege személyenként meghatározott – ezért a szerződésben vállalt létszám betartásának erős pénzügyi vonzata van.

Egyik nemzetközi ügyfelünknél már a támogatási szerződés megkötése után következett be egy jelentős változás a cégstruktúrában. Addig egyedüli közép-európai SSC-ként működött, de amikor a cégcsoport létrehozott egy másikat is Prágában, a feladatokat újraosztották a két szolgáltató központ között. Ami azt is jelentette, hogy a támogatási kérelemben szereplő 500 fő helyett csak 400 új munkavállalót vett fel. A támogatás szempontjából nagynak tűnt a 20%-os csökkenés, de mivel az új dolgozók számát a teljes alkalmazotti létszámhoz viszonyítjuk, már 10% alatti a változás – és ez megfelelő indoklással már elfogadható a Támogatónak.

A projekt kezdésének, időtartamának változtatása

Az előbb említett esetben a képzési projektet sem volt értelme addig elkezdeni, amíg a cégstruktúra átalakítása nem záródott le. A tervezetthez képest 4 hónap csúszással vették fel az első olyan csapatot, akik számára a képzési terv készült.

Fontos tudni, hogy a támogatási kérelemben szereplő időtartamtól sem lehet a közreműködő szervezet tudta és előzetes engedélye, a támogatási kérelem időben történő módosítása nélkül eltérni. Nem megoldás, hogy majd utólag, a támogatási összeg lehívásakor kapnak róla értesítést.

Képzéscsoportok, képzések változtatása

A munkavállalók számának vagy a képzési időnek a változása automatikusan maga után vonhatja, hogy nem valósul meg minden, eredetileg betervezett képzés. De nem csak ezek lehetnek a kiváltó okok.

Volt olyan ügyfelünk, aki a képzési terv összeállításakor még tantermi képzésként és tréningként gondolta az újonnan felvettek beillesztését a cégszervezetbe és betanítását a munkafolyamatokra. Mivel eredetileg az volt a terv, hogy több részletben, de egyszerre mindig 30-40 főt vesz fel, a tervezett képzések ugyan eltérő időpontban, viszont ugyanolyan tartalmúak lettek volna. De aztán a külföldi központban kidolgoztak egy online onboarding képzést, és az új belépőknek a szakmai folyamatok betanítását munkacsoportonként kijelölt és kiképzett munkatársakra, mentorokra bízták. Egyrészt folyamatos volt a felvétel, ám egyszerre csak 4-5 főt vettek fel, akik azonnal különböző munkacsoportokba kerültek, és ott a kollégák napi 2-4-6 órában oktatták őket. Így bizonyos képzésekre egyáltalán nem volt szükség, másrészt bejöttek a képbe teljesen új oktatások és képzendő munkatársi csoportok. Az offline-ból váltás történt online-ra. A képzési terv ezen részét teljesen újra kellett tervezni.

A közelmúltban a COVID jelentősen érintette az éppen futó egyedi támogatási szerződéseket. Az SSC-k nagyon gyorsan, szinte egyik napról a másikra tértek át home office munkavégzésre. Ehhez rengeteg folyamatot kellett átalakítani, ami újabb, előre nem látható – és döntő részben online formátumú – képzéseket tett szükségessé.

Képzési költségek körének és összegének változtatása

Támogatás természetesen minden esetben csak a ténylegesen megtartott képzésekre hívható le. Az egyedi támogatásról szóló rendelet* pontosan meghatározza az elszámolható költségek körét. Egy jól megtervezett képzési terv esetében a pályázati tanácsadó segíti abban ügyfelét, hogy olyan legyen a képzések összetétele, az elszámolható költségek köre és összege, amellyel a megbízó maximalizálhatja a támogatási összeget. A támogatási kérelem átírását és a támogatási szerződés módosítását érdemes szintén a tanácsadóra bízni, hogy a helyzetből kihozhassa a legjobb megoldást.

Összefoglalás

Egy megkötött támogatási szerződés indokolt esetben módosítható. Minden feltételen lehet változtatni, csak történjen időben, megalapozott számításokkal és a Támogató tudtával. A képzési támogatás utófinanszírozású, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy a módosítást elvégző szakember minden szempontból „átmatekozza-e” a támogatási kérelmet, vagy ennek hiányában az elnyert támogatás nagy részéről végül le kell mondania az SSC-nek.

Gondja van a támogatási szerződés módosításával, az elszámolással, a támogatás lehívásával? Támogatás-elszámolási szoftverünkkel, a CONRAD-dal mindezt gyorsan, pontosan és időben megoldjuk Önnek!

* 463/2020. Kormányrendelet

Képek forrása: Freepik

1. hiba: A cég érdekeihez nem illeszkedő képzési terv

Sikerre az a projekt vihető, amelyet alaposan megterveztek. Az előkészítéssel foglalkozó cikkünkben már kitértünk arra, milyen fontos, hogy a megfelelő emberre bízzák a projekt összefogását. Az első, és egyben legfontosabb lépés a projekt tervezése esetén egy megfelelő képzési terv összeállítása a támogatási kérelemben szereplő teljes képzési időszakra (maximum 2 év). A kinevezett képzési felelős/képzési vezető az a személy, aki előre egyezteti a cég vezetőivel a képzési igényeket, elvárásokat. Ezek alapján állítja a képzési tervet, dönti el, hogy mely képzések valósíthatók meg belső oktatókkal, és mikhez szükséges külső oktató, mert a cégen belül nincs meg a kompetencia.

A képzési terv már az elején tervezési hibás, amennyiben azt nem egy kompetens és motivált képzési vezető készíti!

• Ha a felmerülő igényeket, elvárásokat nem hangolja kellően össze a cég érdekeivel – mert nem kellő alapossággal mérte fel, vagy nem látja át, vagy nem veszi figyelembe –, akkor az így létrejött képzési terv nem előremutató a cég fejlődése szempontjából.
• A képzési vezető szakmailag is kompetens kell legyen, hogy a megfelelő oktatási formákat és oktatókat válassza ki. Egyébként a nem hasznosítható tudások és készségek elsajátítására mindenki sajnálja majd az időt. A képzési terv a megvalósítás 2 éve alatt nem kap igazi támogatást a vezetők részéről, a résztvevők is elégedetlenek lesznek.
• Saját motiváció hiányában nem fog arra törekedni, hogy a cégben a képzési projekt megfelelő súlyt, kiemelt figyelmet, megbecsülést kapjon.

Mi a kockázat?

Az olyan képzési terv, amely nincs összhangban a vezetői stratégiai döntésekkel vagy nem a valós igényeket elégíti ki, hamar elveszíti a cégen belüli támogatottságát, és a projekt megvalósítása elakad. Az elnyert támogatás egy kihagyott lehetőség lesz, amivel pedig a cég jelentősen előreléphetett volna.

Rövid esettanulmány:

Volt rálátásunk olyan projektre, ahol a képzési felelős nem kellő ismerettel, alapossággal és figyelemmel állította össze a képzési tervet, amely alapján a támogatási kérelem benyújtásra és elfogadásra került. Ennek az lett a következménye, hogy a képzési projekt csak több hónap késéssel tudott megkezdődni. Újra kellett tervezni azt az alapoktól, majd a támogatást adó szervezettel újra jóváhagyatni.

2. hiba: A folyamatok és az egyes lépések nem átgondoltak

A támogatás kockázatmentes lekéréséhez kiemelten fontos, hogy a jogszabályok, illetve a pályázat által előírt, alátámasztó dokumentumok hiánytalanul rendelkezésre álljanak, a támogatási szerződésben rögzített tevékenységek megvalósuljanak, a képzések időben megkezdődjenek.

Ehhez a cég több osztályának összehangolt munkája szükséges (HR, bérszámfejtés, pénzügy stb.), a képzési vezető több részprojektet menedzsel párhuzamosan. Ha ennek nincs egy átgondolt folyamata, időzítése, egységes struktúrája, kinevezett felelősei jogkörökkel, akkor a támogatás lehívása veszélybe kerül.

Az egyes képzésekre jutó támogatási összegek lekéréséhez pontosan meghatározott dokumentumok (jelenléti ívek, bérkartonok, képzési szerződések, képzési programok stb.) szükségesek. Továbbá a vállalkozás, vagy külső képzések esetén a képzőintézmény részéről adatszolgáltatási kötelezettségeket (pl. FAR) írnak elő a jogszabályok.

Mi a kockázat?

Azokat a képzéseket, amelyekhez nem áll rendelkezésre az összes szükséges dokumentum, nem lehet elszámolni. Az elnyert támogatási összeg jelentősen csökken, miközben a cég már minden költséget megelőlegezett ezekre a képzésekre is.

Ha nem valósult meg az adatszolgáltatási kötelezettség az elszámolt képzésekkel kapcsolatban, és egy helyszíni ellenőrzés során ez kiderül, akár ez a tény a támogatás visszafizetését is magával vonhatja.

Rövid esettanulmány:

Egy már megkezdett képzési projekt elszámolására kértek fel bennünket. Azt láttuk, hogy a vállalkozás a képzési projekt megkezdéséig nem készítette el a szükséges dokumentumok sablonjait, nem alakította ki a saját folyamataiban ezek naprakész vezetését, létrehozását, kitöltését, aláírását. Ezek hiányában sajnos, az addig lezajlott (és kifizetett) képzések után lehetetlen volt a támogatást igénybe venni. A projektet új alapokra helyeztük, és egy év késéssel ugyan, de a támogatási szerződésben szereplő módon elindulhatott.

3. hiba: A változások nem megfelelő kezelése a támogatási szerződésben

A változás egy cég életében természetes dolog, és egy elnyert támogatás esetében sem tiltott dolog. Nagyon kevés olyan pályázati projektet ismerünk, amelyik úgy valósult meg, ahogyan azt az elején megterveztük. Egy cég életében folyamatos változások vannak, amelyek új igényeket, új helyzeteket teremtenek. Hiba lenne azokat figyelmen kívül hagyni, azokhoz nem alkalmazkodni pusztán azért, mert a cég támogatást nyert valamire és a támogatási szerződést megkötötte.

A közreműködő szervezet is életszerűnek találja ezeket a változásokat, és – természetesen amennyiben a jogszabályi keretek ezt lehetővé teszik – módosítási kérelem benyújtásával van lehetőség az ilyen változások átvezetésére. A módosítást a megvalósítás előtt kell kérni, utólagos közlést értelemszerűen nem fogadnak el.

Mi a kockázat?

Amennyiben egyáltalán nem, vagy nem időben értesít bennünket a cég a megváltozott helyzetről, lehet, hogy már késő lesz ezt a közreműködő szervezet felé jelezni. Így támogatási összegtől eshet el a vállalkozás.

Rövid esettanulmány:

Egy több száz fő képzését tartalmazó projektünk esetén a gazdasági életben bekövetkezett változás következményeként a vállalkozás csupán a támogatási kérelemben tervezett létszám kétharmadának tudott képzést tartani. Ráadásul a kialakult helyzet előremutató kezeléséhez az eredetitől eltérő, másfajta képzésekre lett szükség munkavállalóinál.

A közreműködő szervezettel való folyamatos egyeztetés eredményeként sikerült a csökkentett létszámot, valamint az új képzéseket is engedélyeztetni. Így teljes mértékben a cég igényeinek megfelelően tudott megvalósulni a képzési projekt, és a támogatási összegről sem kellett lemondaniuk.

Képek forrása: Freepik

Elolvasásra javasoljuk: Gyakori hibák a támogatási kérelem előkészítése során

1. hiba: Nem szánnak elég időt a tervezésre

Több ügyfelünknél előfordult, hogy közvetlenül a képzések elindítása előtt kerestek meg bennünket, és bizonyos körülmények miatt nem volt halasztható a képzések elindítása. Ezzel az a gond, hogy a már megkezdett projektre egy forint támogatást sem lehet kérni!

A képzési projektet akkor lehet indítani, amikor beadtuk a támogatási kérelmet – elszámolni pedig onnantól lehet, hogy már befogadták a kérelmet.

Miért jelent ez problémát? A 24 hónapos képzési projekt megtervezéséhez idő kell. Tartalmilag és formailag is ki kell találni, a cég terveihez igazítani az akár több száz főt érintő képzéseket. A támogatási kérelemben pedig a képzési tervet támogatási tervre kell fordítani, ami szintén egy összetett és időigényes művelet.

Mi lehet a következménye? Azok az ügyfeleink, akiknél nem volt csúsztatható a projekt indítása, a már megkezdett képzések egy részét nem tudták elszámolni. Több millió forint támogatástól már a legelején elesett a cég, a nem megfelelő időzítés miatt.

Hogyan lehet a hibát kikerülni? Először is érdemes vállalaton belül kijelölni egy képzési munkatársat, aki kompetens a vállalat képzéseinek a megtervezésében. Időt adni arra, hogy minden igényt felmérjen, összehangoljon, megtervezze a képzések formáját és legfontosabb paramétereit (létszám, képzési idő, résztvevők köre és létszáma, oktatók, vizsga stb.). Ha ez a része átgondolt, abból készülhet egy megfelelően „átvilágított” támogatási kérelem.

Belátható, hogy minimum 1-2 hónap intenzív munka egy 24 hónapos képzési projekt megtervezése és a támogatási kérelem összeállítása.

2. hiba: A cég nem tudja kihasználni a támogatást maximálisan

A pályázati konstrukcióban az áll, hogy maximum 5.000 Euro támogatást lehet kérni a képzésen részt vevő személyenként. Ez jól hangzik – de a maximum összeg elérésének feltételei vannak.

A támogatás megtervezéséhez ismerni kell az elszámolható költségtípusokat* belső, illetve külső képzés esetén. Más elszámolási kitételei vannak a személyes és az e-learning oktatásnak. Léteznek olyan költségtípusok, amelyek nem mindenféle képzésre elszámolhatók. A képzési tervet egy felkészült pályázatíró tudja a támogatási kérelem nyelvére átfordítani. Ezt követően válaszolhat a legfontosabb kérdésre: le tudja-e kérni a cég a maximális támogatási összeget?

Miért jelent ez problémát? Ha nincs előzetesen megtervezve a részletes képzési terv alapján a projekt költségvetése minden egyes képzésre és képzési résztvevőre vonatkozólag, akkor a cég csak a megvalósítás során fog szembesülni azzal, hogy mennyit tud lehívni az elnyert támogatásból.

Mi lehet a következménye? Negatív következménye, hogy milliós tételek válnak lehívhatatlanná az „átvilágítás” elmaradása miatt. Viszont több ügyfelünknél megtörtént, hogy a pontos előzetes felmérésünkkel az általuk első körben tervezett projektköltségvetésüket megdupláztuk. Vagy pedig jóval kevesebb képzéssel (és kevesebb munkával) is le tudtuk hívni a maximális támogatást.

Hogyan lehet a hibát kikerülni? Még a támogatási kérelem beadása előtt, a 24 hónapra összeállított részletes képzési terv alapján pontosan meg kell tervezni az elszámolható költségeket. Az eredmények tükrében még időben lesz mód a célszerű változtatások meghozatalára.

3. hiba: Nincs igazi gazdája a képzési projektnek

Sajnos, sokszor láttuk, hogy nincs az első pillanattól fogva felelőse a projektnek. Olyannal is nemegyszer találkoztunk, hogy a projekt nem vezetőt kapott (jogkörökkel, felelősséggel), hanem csak egy adminisztrátor munkakörét bővítették a feladattal.

Miért jelent ez problémát? Az előkészítés, majd a megvalósítás során a cég több vezetőjének és osztályának kell együttműködnie: érdekeket összehangolni, határidőket szabni és betartatni, prioritásokat felállítani, képzési tematikákat kialakítani, oktatókkal és képző cégekkel tárgyalni, szerződéseket kötni. Ez egyrészt időigényes, másrészt egy adminisztrátori szintet messze meghaladó feladat.

Mi lehet a következménye? Ha nincs felelős, fontos információk elvesznek, az előkészítő rész átláthatatlan, kezelhetetlen, időben jelentősen elhúzódó. Amennyiben a kinevezett felelős nem bír projektvezetői készségekkel, annak a képzési terv – és végső soron a támogatási összeg – látja majd kárát.

Hogyan lehet a hibát kikerülni? Javasolni szoktuk az első tervezési lépéstől fogva egy kompetens és motivált felelős kijelölését. Fontos, hogy kellő felsővezetői instrukciót kapjon a cég fejlődési irányairól. Találja meg jól a hangot azokkal a vezetőkkel, akikkel az igények felmérése és a képzési terv kialakítása érdekében együtt fog működni.

Javasolt cikk: Gyakori hibák a képzési projekt megvalósítása során

* A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi döntésével nyújtható beruházásösztönzési képzési támogatás igénylésének feltételeit a 463/2020 Kormányrendelet szabályozza.

Képek forrása: Freepik