Nincs még egy olyan gazdasági szektor, ahol ennyire sok energiát és pénzt fektetnek az egyébként diplomás, nyelveken beszélő munkavállók folyamatos képzésébe. A HIPA egyedi képzési támogatás rendkívüli lehetőséget nyújt nemcsak az induló, hanem a legalább 25 új munkavállalóval bővülő SSC-knek is. A támogatással megvalósított képzéseket saját igényeik szerint állíthatják össze, a számukra előnyös képzési formákhoz igazíthatják. A 2 éves időtartam alatt akár több száz dolgozót is bevonhatnak a projektbe.
Van viszont egy fontos kitétel: a támogatás utófinanszírozású. A 24 hónapra szóló képzési terv elfogadásakor ítélik oda a támogatást. A támogatás lehívását negyed-, vagy fél évente lehet elindítani, a már megvalósult képzések utáni elszámolásokkal, amikor a cég már kifizette az ezzel kapcsolatos összes költséget (a képzésen részt vevők és az oktatók munkabérét, a képzésekhez kapcsolódó és egyéb, felmerülő költségeket).
CONRAD a sikeres elszámolás záloga
CONRAD a belső képzések menedzselésére és kockázatmentes elszámolására kifejlesztett szoftverünk. Nem Ön fog vele dolgozni, hanem mi, akik a támogatás elszámolásában közreműködünk! Ha kezdettől együtt dolgozunk a projektben, akkor közösen kialakítjuk a CONRAD-hoz szükséges dokumentumokat, melyek kompatibilisek a vállalatirányítási szoftverükkel, az elszámolásra fókuszálva összehangoljuk a képzési vezető és a cég több osztályának munkáját (HR, bérszámfejtés, pénzügy stb.).
Amit Ön észlel: az elszámolás egyszerűen és gyorsan elkészül, a hibák nem utólag derülnek ki, és a megítélt támogatás rendben megérkezik a cég számlájára. És ez még közel sem minden.
Mit csinál CONRAD mint elszámoló szoftver?
Egy problémássá vált elszámolás könnyen bedőlt támogatássá is válhat! Minden pályázónak ez a rémálma. Egy képzési támogatás a megvalósítás ideje alatt rengeteget változhat: hány fő, milyen képzésen, egy fő hány képzésen vesz részt, megváltozott képzési igények, módosuló árak, fluktuáció stb.
A zökkenőmentes lebonyolítás önmagában sem egyszerű munka – amiből nem kellő gondossággal hatalmas káosz is válhat!
- Input: Az elszámoláshoz szükséges adatok és dokumentumok kialakítása
Eredmény: Nem lesznek hibás, hiányzó tartalmú, „elfelejtődő” dokumentumok, „nem találjuk” szerződések.
- Folyamatos kontroll: Adathibák kiszűrése, adatbázisok létrehozása
Eredmény: A program feldolgozza a képzésen részt vevő és az oktató munkatársak bérkartonjait, a különböző képzési jelenléti íveket, és összeveti azokat. Létrehoz különböző adatbázisokat képzésekre, munkavállalókra, elszámolható költségekre vonatkozóan. Saját létszámnyilvántartásában vezeti az időszak alatt kilépő munkavállalókat és a kilépés okait.
- Output: Az elszámoláshoz és a helyszíni ellenőrzéshez szükséges dokumentumok elkészítése
Eredmény: Összeállítja a benyújtásra kerülő elszámolási táblázatokat, külön kezeli a már benyújtott, valamint a folyamatban lévő elszámolásokat. Elkészíti a kifogásmentes helyszíni ellenőrzéshez szükséges háttéranyagokat.
Miben más CONRAD, mint a konkurens szoftverek?
Erre nagyon rövid választ tudunk adni: nincsenek konkurens szoftverek. A CONRAD a mi egyedi fejlesztésünk.
Az hívta életre, amikor egy igazán nagyszabású projektben vettünk részt. Az egyik partnerünk nagymértékben kezdte el felfejleszteni a létszámát, 500 fő belső képzésének megvalósítására állítottunk össze támogatási kérelmet a számukra 2016-2019 között.
Ahogy az életszerű, itt is többször módosítottunk a projekten. Például a projekt végén lecsökkentettük a létszámot 500 főről 400 főre, melynek következtében természetesen a támogatás is arányosan kevesebb lett. De a támogatott képzéscsoportokon belül is több képzést megszüntettünk és újabb képzéseket tettünk be, a vállalat igénye szerint. Az elnyert támogatás lehívását is többször átütemeztük. Folyamatosan figyeltük a továbbfoglalkoztatási kötelezettség teljesülését, melynek eredményeképpen a vállalat sikeresen be tudta fejezni a projektjét, a maximális támogatást kérhette le.
Aki nem csinált még ilyet, el sem tudja képzelni, hogy több száz fő képzéssorozatának elszámolásához hányféle és mekkora mennyiségű dokumentum hibátlan elkészítésére, feldolgozására van szükség! Ezt manuálisan elvégezni igazán erőt próbáló és időigényes feladat. Minden munkafolyamat folyamatos ellenőrzést igényel, egyébként a végén több száz soros táblázatokban, hibák tömkelegét kell kibogozni.
Ez a projekt ösztönzött bennünket a CONRAD szoftver kifejlesztésére. Úgy hoztuk létre, hogy benne egyesítettük minden tapasztalatunkat. Nemcsak új, hanem akár a folyamatban lévő képzési projektekhez is csatasorba állítható.
Milyen előnyei vannak a CONRAD használatának?
- Sztenderdizált dokumentumok
A projekt időszaka alatt a bevont társosztályokon is változhatnak szoftverek, rendszerek, munkatársak, folyamatok. Az elszámolás kockázatossá válik, ha a szükséges adatok nem a kívánt formában állnak majd rendelkezésre.
- Támogatási konstrukciónak való megfelelés
A szoftver mind a korábbi egyedi miniszteri képzési támogatások, mind a most elérhető új egyedi képzési támogatások elszámolására alkalmas. A bér- és járulékösszegeket érintő adóügyi változások kezelése is lekövethető a programban.
- Ellenőrzött adatbázisok
Mivel minden beérkező adat végigfut a létrehozott adatbázisok ellenőrzésén, így kizárhatók az olyan – egyébként gyakori – problémák, hogy „elfelejtettük vele aláíratni, de azóta már kilépett”, a dolgozó vagy belső oktató szabadságot írt ki vagy táppénzen volt, de utólag aláírta egy képzés jelenléti ívét stb.
- Automatikusan összeállított riportok
Jó riportokat, több kollégától, kézzel összegyűjteni rengeteg időt emészt fel, ráadásul hibalehetőséget rejt magában. CONRAD az adatbázisaiban gyűjtött információkra támaszkodva a fontos riportokat automatikusan összeállítja és folyamatosan frissíti.
- Benyújtandó táblázatok összeállítása
CONRAD a folyamatosan feltöltendő adatokból összeállítja a HIPA-nak negyedévente, félévente benyújtásra kerülő táblázatokat az előírt formában és tartalommal. Rögtön kiadja a lehívásra kerülő támogatás összegét.
- Jelentős idő- és költségmegtakarítás
Nem mindegy, hogy a képzési időszak lezárulta után a cég mikor jut a pénzéhez! CONRAD bevetésével jelentősen csökkenthető a hibátlan elszámolásra fordított idő. A szoftver nélkül kb. 3 óra manuális munka egy fő egy képzésen történő elszámolása. A szoftverrel ugyanez kb. 20 perc. Ezért mi lényegesen kedvezőbb áron tudjuk elvállalni az ilyen jellegű munkákat, mint más pályázatíró cégek.
- Zökkenőmentes lesz a helyszíni ellenőrzés
Egy ilyen volumenű támogatás esetén majdnem biztosan sor kerül részletes helyszíni ellenőrzésre.
2015-2016 között egy multinacionális vállalatnál, az ország egyik telekommunikációs cégénél 150 fő képzését számoltuk el. Nem volt egyszerű projekt, a cég képzési projektjét időben is többször módosítani kellett: első körben a projekt kezdését toltuk el 1,5 évvel, majd a projekt befejezése hosszabbodott fél évvel. A támogatások lehívását így minden évben átütemeztük.
A projektfenntartási időszak utolsó napjaiban a vállalatot értesítette a Támogató, hogy helyszíni ellenőrzést fog tartani a helyszínen, és minden adatot ellenőriznek. A helyszíni ellenőrzés előtt 2 héttel felkészítettük a cég felelős osztályait (képzési osztály, HR, pénzügy) azzal kapcsolatban, hogy milyen dokumentációkat fognak megnézni az ellenőrök. Az összes anyagot előzetesen összegyűjtötte a cég, mi mindent leellenőriztünk, sőt, tartottunk egy próbaellenőrzést is számukra.
Az ellenőrzés napján a Támogató egy teljes csapattal vonult ki a helyszínre. Valóban mindent leellenőriztek, de a végén mindent rendben találtak.
Egy másik 500 fős projekt – de már CONRAD-dal
Egy nagyvállalat Budapesten nyitotta meg legújabb üzleti szolgáltató központját, hogy európai ügyfeleit támogassa pénzügyi és ügyfélszolgálati területeken. A cég előzetesen 250 főre tervezte a központját, ebben állapodott meg a Támogatóval. A végső támogatási kérelem beadása előtt keresték meg cégünket, hogy segítsük őket a kérelem összeállításában. Eközben kiderült, hogy a vállalat majdnem a duplájára tervezi megnövelni a létszámát. Cégünk több körben egyeztetett a Támogatóval, és sikerült a végső támogatási kérelemben megkétszerezni a létszámot, és persze a lekérhető támogatást is. CONRAD-ot és a cég belső dokumentumait összehangoltuk, a szoftvert a cég képzéseire, valamint nyilvántartásaira szabtuk. Akkor tapasztaltuk meg, hogy mennyivel könnyebb volt ez az 500 fős projekt, mint a CONRAD előtti!
Tegye próbára CONRAD-ot!
- Megvalósítás alatt lévő képzési projektjében problémája van az elszámolással? Egyeztessünk róla, hogyan segíthetünk Önnek!
- Új egyedi képzési támogatással valósítaná meg terveit? Megírjuk pályázatát és Conraddal elszámoljuk!
Képek forrása: Dreamstime
