Amikor egy SSC az előtte álló 2 évre szólóan a jól átgondolt, alaposan megtervezett egyedi képzési projektjére megkötötte a támogatási szerződést, a képzési vezető irányításával elkezdi a megvalósítást. Ennek a szektornak azonban a világban, a globális piacon és a multicégekben történő változásokra különösképp nagyon gyorsan és rugalmasan kell reagálnia. Így a precíz tervezés ellenére a képzési projekten – és azzal együtt a támogatási kérelmen és szerződésen is – változtatni szükséges.
Korábbi cikkünkben már kitértünk arra az esetre, amikor a képzési projekt a nem megfelelő képzési terv miatt szorul módosításra, vagy akár leállításra.
Most viszont nem erről lesz szó, hanem arról, amikor az élet szól közbe. Megváltozik a piaci helyzet, jelentős lesz a munkaerőhiány, az SSC tulajdonosi szerkezete átalakul, új technológia miatt módosul a létszámigény, kitör egy világjárvány stb. Szerencsére a támogatási kérelem nem kőbe vésett dolog, hanem a Támogató által is életszerűnek tartott változásokkal a kérelem módosítható.
Az újonnan létesített munkahelyek számának változtatása
SSC létesítésekor, illetve bővítésekor a támogatás egyik feltétele az átlagos statisztikai létszám növelése. A támogatás összege személyenként meghatározott – ezért a szerződésben vállalt létszám betartásának erős pénzügyi vonzata van.
Egyik nemzetközi ügyfelünknél már a támogatási szerződés megkötése után következett be egy jelentős változás a cégstruktúrában. Addig egyedüli közép-európai SSC-ként működött, de amikor a cégcsoport létrehozott egy másikat is Prágában, a feladatokat újraosztották a két szolgáltató központ között. Ami azt is jelentette, hogy a támogatási kérelemben szereplő 500 fő helyett csak 400 új munkavállalót vett fel. A támogatás szempontjából nagynak tűnt a 20%-os csökkenés, de mivel az új dolgozók számát a teljes alkalmazotti létszámhoz viszonyítjuk, már 10% alatti a változás – és ez megfelelő indoklással már elfogadható a Támogatónak.
A projekt kezdésének, időtartamának változtatása
Az előbb említett esetben a képzési projektet sem volt értelme addig elkezdeni, amíg a cégstruktúra átalakítása nem záródott le. A tervezetthez képest 4 hónap csúszással vették fel az első olyan csapatot, akik számára a képzési terv készült.
Fontos tudni, hogy a támogatási kérelemben szereplő időtartamtól sem lehet a közreműködő szervezet tudta és előzetes engedélye, a támogatási kérelem időben történő módosítása nélkül eltérni. Nem megoldás, hogy majd utólag, a támogatási összeg lehívásakor kapnak róla értesítést.
Képzéscsoportok, képzések változtatása
A munkavállalók számának vagy a képzési időnek a változása automatikusan maga után vonhatja, hogy nem valósul meg minden, eredetileg betervezett képzés. De nem csak ezek lehetnek a kiváltó okok.
Volt olyan ügyfelünk, aki a képzési terv összeállításakor még tantermi képzésként és tréningként gondolta az újonnan felvettek beillesztését a cégszervezetbe és betanítását a munkafolyamatokra. Mivel eredetileg az volt a terv, hogy több részletben, de egyszerre mindig 30-40 főt vesz fel, a tervezett képzések ugyan eltérő időpontban, viszont ugyanolyan tartalmúak lettek volna. De aztán a külföldi központban kidolgoztak egy online onboarding képzést, és az új belépőknek a szakmai folyamatok betanítását munkacsoportonként kijelölt és kiképzett munkatársakra, mentorokra bízták. Egyrészt folyamatos volt a felvétel, ám egyszerre csak 4-5 főt vettek fel, akik azonnal különböző munkacsoportokba kerültek, és ott a kollégák napi 2-4-6 órában oktatták őket. Így bizonyos képzésekre egyáltalán nem volt szükség, másrészt bejöttek a képbe teljesen új oktatások és képzendő munkatársi csoportok. Az offline-ból váltás történt online-ra. A képzési terv ezen részét teljesen újra kellett tervezni.
A közelmúltban a COVID jelentősen érintette az éppen futó egyedi támogatási szerződéseket. Az SSC-k nagyon gyorsan, szinte egyik napról a másikra tértek át home office munkavégzésre. Ehhez rengeteg folyamatot kellett átalakítani, ami újabb, előre nem látható – és döntő részben online formátumú – képzéseket tett szükségessé.
Képzési költségek körének és összegének változtatása
Támogatás természetesen minden esetben csak a ténylegesen megtartott képzésekre hívható le. Az egyedi támogatásról szóló rendelet* pontosan meghatározza az elszámolható költségek körét. Egy jól megtervezett képzési terv esetében a pályázati tanácsadó segíti abban ügyfelét, hogy olyan legyen a képzések összetétele, az elszámolható költségek köre és összege, amellyel a megbízó maximalizálhatja a támogatási összeget. A támogatási kérelem átírását és a támogatási szerződés módosítását érdemes szintén a tanácsadóra bízni, hogy a helyzetből kihozhassa a legjobb megoldást.
Összefoglalás
Egy megkötött támogatási szerződés indokolt esetben módosítható. Minden feltételen lehet változtatni, csak történjen időben, megalapozott számításokkal és a Támogató tudtával. A képzési támogatás utófinanszírozású, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy a módosítást elvégző szakember minden szempontból „átmatekozza-e” a támogatási kérelmet, vagy ennek hiányában az elnyert támogatás nagy részéről végül le kell mondania az SSC-nek.
Gondja van a támogatási szerződés módosításával, az elszámolással, a támogatás lehívásával? Támogatás-elszámolási szoftverünkkel, a CONRAD-dal mindezt gyorsan, pontosan és időben megoldjuk Önnek!
* 463/2020. Kormányrendelet
Képek forrása: Freepik
