Egy képzési támogatási kérelem előkészítése során nagyon sok jogi, gazdasági szempontot kell figyelembe venni, és megvizsgálni ahhoz, hogy eldönthető legyen: tud-e pályázni egy cég ebben a támogatási konstrukcióban. Egy pontosan megtervezett projektet kell a cégnek és a pályázatírónak közösen létrehoznia, hogy valóban lekérhető legyen a maximális támogatás a 24 hónapos képzési idő alatt.
1. hiba: Nem szánnak elég időt a tervezésre
Több ügyfelünknél előfordult, hogy közvetlenül a képzések elindítása előtt kerestek meg bennünket, és bizonyos körülmények miatt nem volt halasztható a képzések elindítása. Ezzel az a gond, hogy a már megkezdett projektre egy forint támogatást sem lehet kérni!
A képzési projektet akkor lehet indítani, amikor beadtuk a támogatási kérelmet – elszámolni pedig onnantól lehet, hogy már befogadták a kérelmet.
Miért jelent ez problémát? A 24 hónapos képzési projekt megtervezéséhez idő kell. Tartalmilag és formailag is ki kell találni, a cég terveihez igazítani az akár több száz főt érintő képzéseket. A támogatási kérelemben pedig a képzési tervet támogatási tervre kell fordítani, ami szintén egy összetett és időigényes művelet.
Mi lehet a következménye? Azok az ügyfeleink, akiknél nem volt csúsztatható a projekt indítása, a már megkezdett képzések egy részét nem tudták elszámolni. Több millió forint támogatástól már a legelején elesett a cég, a nem megfelelő időzítés miatt.
Hogyan lehet a hibát kikerülni? Először is érdemes vállalaton belül kijelölni egy képzési munkatársat, aki kompetens a vállalat képzéseinek a megtervezésében. Időt adni arra, hogy minden igényt felmérjen, összehangoljon, megtervezze a képzések formáját és legfontosabb paramétereit (létszám, képzési idő, résztvevők köre és létszáma, oktatók, vizsga stb.). Ha ez a része átgondolt, abból készülhet egy megfelelően „átvilágított” támogatási kérelem.
Belátható, hogy minimum 1-2 hónap intenzív munka egy 24 hónapos képzési projekt megtervezése és a támogatási kérelem összeállítása.
2. hiba: A cég nem tudja kihasználni a támogatást maximálisan
A pályázati konstrukcióban az áll, hogy maximum 5.000 Euro támogatást lehet kérni a képzésen részt vevő személyenként. Ez jól hangzik – de a maximum összeg elérésének feltételei vannak.
A támogatás megtervezéséhez ismerni kell az elszámolható költségtípusokat* belső, illetve külső képzés esetén. Más elszámolási kitételei vannak a személyes és az e-learning oktatásnak. Léteznek olyan költségtípusok, amelyek nem mindenféle képzésre elszámolhatók. A képzési tervet egy felkészült pályázatíró tudja a támogatási kérelem nyelvére átfordítani. Ezt követően válaszolhat a legfontosabb kérdésre: le tudja-e kérni a cég a maximális támogatási összeget?
Miért jelent ez problémát? Ha nincs előzetesen megtervezve a részletes képzési terv alapján a projekt költségvetése minden egyes képzésre és képzési résztvevőre vonatkozólag, akkor a cég csak a megvalósítás során fog szembesülni azzal, hogy mennyit tud lehívni az elnyert támogatásból.
Mi lehet a következménye? Negatív következménye, hogy milliós tételek válnak lehívhatatlanná az „átvilágítás” elmaradása miatt. Viszont több ügyfelünknél megtörtént, hogy a pontos előzetes felmérésünkkel az általuk első körben tervezett projektköltségvetésüket megdupláztuk. Vagy pedig jóval kevesebb képzéssel (és kevesebb munkával) is le tudtuk hívni a maximális támogatást.
Hogyan lehet a hibát kikerülni? Még a támogatási kérelem beadása előtt, a 24 hónapra összeállított részletes képzési terv alapján pontosan meg kell tervezni az elszámolható költségeket. Az eredmények tükrében még időben lesz mód a célszerű változtatások meghozatalára.
3. hiba: Nincs igazi gazdája a képzési projektnek
Sajnos, sokszor láttuk, hogy nincs az első pillanattól fogva felelőse a projektnek. Olyannal is nemegyszer találkoztunk, hogy a projekt nem vezetőt kapott (jogkörökkel, felelősséggel), hanem csak egy adminisztrátor munkakörét bővítették a feladattal.
Miért jelent ez problémát? Az előkészítés, majd a megvalósítás során a cég több vezetőjének és osztályának kell együttműködnie: érdekeket összehangolni, határidőket szabni és betartatni, prioritásokat felállítani, képzési tematikákat kialakítani, oktatókkal és képző cégekkel tárgyalni, szerződéseket kötni. Ez egyrészt időigényes, másrészt egy adminisztrátori szintet messze meghaladó feladat.
Mi lehet a következménye? Ha nincs felelős, fontos információk elvesznek, az előkészítő rész átláthatatlan, kezelhetetlen, időben jelentősen elhúzódó. Amennyiben a kinevezett felelős nem bír projektvezetői készségekkel, annak a képzési terv – és végső soron a támogatási összeg – látja majd kárát.
Hogyan lehet a hibát kikerülni? Javasolni szoktuk az első tervezési lépéstől fogva egy kompetens és motivált felelős kijelölését. Fontos, hogy kellő felsővezetői instrukciót kapjon a cég fejlődési irányairól. Találja meg jól a hangot azokkal a vezetőkkel, akikkel az igények felmérése és a képzési terv kialakítása érdekében együtt fog működni.
Javasolt cikk: Gyakori hibák a képzési projekt megvalósítása során
* A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi döntésével nyújtható beruházásösztönzési képzési támogatás igénylésének feltételeit a 463/2020 Kormányrendelet szabályozza.
Képek forrása: Freepik
